La Comunicación. Ministerio del Poder Popular Para la Educación

     La comunicación es el proceso que ocurre entre una o más personas para enviar o recibir información. En dicho proceso se intercambia información, ideas y pensamientos. Existen varios procesos de comunicación: comunicación personal, comunicación interpersonal y comunicación colectiva. Para que una organización funcione a cabalidad es necesario que exista un proceso de comunicación efectiva que ayude a lograr los propósitos de la empresa. Además, se deben cumplir varias características, entre ellas que los canales sean adecuados y  los que intervienen en el proceso de comunicación entiendan y comprendan el mensaje.

El Ministerio del Poder Popular para La Educación, es un ente dependiente del estado. En la actualidad,  el flujo de comunicación es realmente precario, aunque existe la tecnología necesaria para que la comunicación sea inmediata. El mensaje debe pasar por muchas etapas, por ende la información en muchas ocasiones se distorsiona. Al pasar por varias etapas y niveles jerárquicos el objetivo se disipa, no llegando la información de manera oportuna y clara, lo que trae como consecuencia, retrasos dentro de los procesos y deterioro de las relaciones interpersonales.

La falta de supervisión, es otro elemento que contribuye a que la información no llegue de manera oportuna, un buen liderazgo dentro de la organización permitirá el flujo de la información y la comunicación podría ser efectiva.  El personal debe estar capacitado para realizar sus funciones, dado que en ocasiones el  mensaje llega a la persona indicada pero esta no comprende el mensaje, lo que igualmente trae como consecuencia retraso en los procesos y el no cumplimiento de los objetivos planteados.

Mejorar la comunicación interna y a su vez, la externa, el uso apropiado de los comunicados, boletines, cartas, plataforma interna, redes sociales y pagina web. Reuniones con el personal que se desarrollen de manera concreta y precisa. Veracidad en la información que genere un ambiente de credibilidad institucional y personal capacitado que comprenda la visión y metas de la empresa es necesario para que el ente antes mencionado se desarrolle de una mejor manera.

La comunicación dentro de Telefónica | Movistar es vital importancia para la realización de diversas tareas que nacen de unos objetivos y metas trazadas discutidas en mesas de trabajos en donde el líder y el grupo de cada área las definen.

A continuación detallare por medio de una imagen como el proceso de comunicación es realmente importante para realizar una actividad puntual:

• Cuando se necesita realizar una actividad que impulse las ventas dentro de nuestros puntos comerciales es necesario antes de realizar una mesa de trabajo o en nuestro caso vídeo conferencia para poder desarrollar juntos las acciones a ejecutar para la campaña planteada. Primero que todo por medio de un numero y un pin se convoca a un audio a nivel nacional en donde todas las áreas involucradas deben conectarse y participar en el mismo.
• El equipo que lidera el audio es Mercadeo Operativo cuya área es la que recibe de primera mano del departamento gestor la iniciativa de realizar algo para aumentar las ventas en diversos Agentes Autorizados.
• Mercadeo Operativo indica que se deben realizar diversas acciones BTL que impulsen las ventas y propone lo siguiente: Pases en vivo en los AA seleccionados, Impulsadoras debidamente uniformadas con la merca comercial,Impresión de volantes, Hombres Valla debidamente uniformados por la marca comercial, Valla Truck, Perifoneo, Obsequios, Pancartas, Cuñas Radiales y Post en RRSS.
• Una vez establecidas las acciones a ejecutar se pide el apoyo a Mercadeo Canales para que difunda por medio del pool de direcciones electrónicas comunicados a tofdos los empresarios (dueños de Agentes Autorizados) a estar atentos a las diversas actividades a realizar.
• Luego se pide el apoyo a Publicidad para que diseñe las piezas para tener los artes listos y junto con ellos el área de Diseño es quien elabora las piezas y envía los bosquejos para el VoBo, una vez quede aprobado por medio de WeTransfer o Dropbox se envían los link de descarga de los mismos a las productoras adjudicas para que lo envíen a imprenta.
• Luego interviene el equipo de Redes Sociales (RRSS) para que por medio de nuestros canales virtuales puedan difundir las piezas digitales y realicen post apoyando esta actividad. Justo aquí es donde ellos nos dan sus recomendaciones de cuales van a ser las redes sociales a emplear, los días y horas de la propagación de los post.
• El área de Medios interviene para asegurar el impulso de esta campaña en las acciones ATL (Prensa, Radio y Televisión), a su vez junto a la agencia elaboran las cuñas radiales y comerciales televisivos. Ellos comentan brevemente las diversas pautas que se podría tener en las emisoras, canales de televisión y diarios.
• El área de Fidelización o Club Movistar interviene básicamente para diseñar una campaña que haga sentir a todos los afiliados al club como en casa y brindarle una sensación de que realmente nos importan y de que estamos ahí para ellos y por ellos. 
• El área Comercial es la gestora o la necesitada de que esta acción se ejecute para ellos poder incrementar las ventas y con ello puedan llegar a las cuotas establecidas. Ellos son básicamente oyentes en el audio y dan su aporte o recomendación si es necesario.
• Captación es quien recibe todas las altas o lineas nuevas vendidas en cada Agente Autorizado y ellos intervienen en dar coaching de ventas a todos los vendedores de piso para que tengan la mejor disposición y sobre todo el mejor speech de venta.
• Impuestos es el área que nos apoyo con toda la gestión ante cada alcaldía del país en el tramite y pago de impuestos publicitarios para evitar una fiscalización.

Una vez finalizado el audio y todos las áreas tengan los roles de cada actividad establecida en el mismo es cuando comienza los lapsos de tiempo en ejecutar las acciones.

Es muy importante que el equipo de Mercadeo Operativo, área encargada de realizar todas las actividades de calle pueda definir la estrategia de comunicación para demostrar que el trabajo se esta haciendo, es por ello que internamente se convoca a otro audio. Dentro del equipo esta el Gerente, Supervisores y Coordinadores de Mercadeo Operativo quienes deben realizar un cronograma de acciones, debe reunirse constantemente con la productora adjudicada (en persona, por voz, por texto, por WhatsApp, por Skype, por Facetime o cualquier aplicación de comunicación) para solicitar status de impresión de piezas. Una vez esto finalice se debe enviar por correo el cronograma a los Supervisores y Gerentes Comerciales para que den el VoBo de las acciones y con ello es cuando podemos salir a comenzar la jornada.

En el ínterin de las acciones debemos enviar fotos por WhatsApp, compartir por RRSS las mismas para que el equipo de Redes Sociales pueda difundir en tiempo real por las cuentas autorizadas, se debe enviar informes de ejecución a las áreas y con ello comprobar que el trabajo se esta realizando.

SLY LOGISTICS, C. A.

Bienvenidos a Sly Group !

Somos un grupo de empresas especializadas en ofrecer soluciones globales que demanden un alto grado de calidad en materia de Transporte de carga Internacional, Asesoría en Logística, Agenciamiento Aduanal, almacenamiento y distribución con un personal altamente entrenado y proactivo, donde nuestra misión es entender a nuestros clientes y sus negocios en función de proveer soluciones y mantener el compromiso de lograr nuestra visión para ser el proveedor líder de servicios integrados de logística para la importación y la exportación.

Con un personal altamente capacitado, joven, dinámico y proactivo, fue creada en Valencia Venezuela el conjunto de empresas SLY Group, que con su eslogan MOVIENDO CARGA ALREDEDOR DEL MUNDO, se ha encargado de hacer la logística de transporte de carga internacional algo mucho mas fácil de manejar tanto para nuestros clientes como proveedores, especializándonos en el diseño de soluciones globales que demanden un alto grado de calidad en el servicio. Contamos con cuatro divisiones dentro de nuestra organización:

• Sly Logistics, C. A. - Venezuela
• Sly Group Corp - EEUU
• Sly Multimodal Panama - Panama
• Sly Aduanas - Venezuela

Sistemas de Comunicación utilizados en la Organización

Los sistemas de comunicación son herramientas fundamentales y nos permiten mantener un flujo de información adecuado para el buen funcionamiento de la empresa, es vital que todo el personal este informado de los procesos que se realizan y en nuestra organización los medios de comunicación que utilizamos para mantener este flujo son los siguientes:

• Correo Electrónico (para uso interno y externo con clientes, proveedores y agentes)
• Whatsapp (uso interno entre departamentos, cada uno tiene un grupo para tratar asuntos puntuales, hay otro grupo general de la empresa para informaciones generales)
• Instagram (publicidad externa de nuestros servicios e información de interés)
• Twitter (publicidad externa de nuestros servicios e información de interés)

El departamento de ventas se reúne todos los días lunes para fijar la agenda de la semana y establecer las estrategias a emplear, revisando los casos pendientes, negocios potenciales, visitas a realizar entre otros. 

Cada vendedor expone su minuta donde detalla los negocios en proceso, negocios por cerrar, negocios cerrados en la semana, negocios perdidos, clientes en seguimiento y visitas realizadas.

Cada vendedor debe realizar semanalmente una gestión de telemarketing con un mínimo de llamadas de seguimiento a fin de conocer el estatus actual de sus clientes regulares a fin concretar nuevos negocios.

Se hace envío de publicidad en forma periódica a los clientes a fin de mantenerlos informados de actualizaciones de servicios y/o tarifas promocionales para diferentes los orígenes mas frecuentes.

Una vez cerrado el negocio se informa al departamento de Documentación quien se encarga de hacer el seguimiento y todo lo concerniente a documentos requeridos para que los clientes puedan nacionalizar su mercancía posteriormente. En este punto comienza a informarse al cliente de toda la travesía de su mercancía hasta la llegada a su destino.

Finalmente se involucra al departamento de Administración para la facturación del servicio y posterior cobranza del servicio.

Siendo un proceso donde intervienen varios departamentos es sumamente importante que exista la comunicación interdepartamental y la coordinación de los mismos en la ejecución del proceso a fin que todo salga lo mejor posible para así lograr la satisfacción del cliente.